Regulamin akcji „Razem z WAGGGS pomagamy Ukrainie” (uaktualniony)

Zgłoszenie  

1. Akcja „Razem z WAGGGS pomagamy Ukrainie” jest adresowana do drużyn, szczepów, hufców, które widzą w swoim środowisku lokalnym potrzebę wsparcia uchodźców z Ukrainy. 
2. Można uzyskać grant w wysokości do 4000 zł. 
3. Terminarz: 

• wnioski składa się do 30 kwietnia 2024 r. w związku z niewykorzystaniem środków do 30 kwietnia wnioski można składać do momentu wyczerpania funduszy;
• do 15 maja 2024 r. w ciągu 7 dni od złożenia wniosku wnioskodawcy dostaną informację o zakwalifikowaniu (bądź niezakwalifikowaniu) projektu do realizacji  
• realizacja projektu - od 15 maja do 30 września 2024 r.  
• rozliczenie - w ciągu dni 21 od zakończenia projektu, nie później niż do 31 października 2024 r. 

4. Wniosek o grant składa pełnoletni instruktor/instruktorka ZHP, występujący/a w imieniu swojego środowiska (np. drużynowy/drużynowa, instruktor/instruktorka komendy szczepu, hufca).
5. Niezbędne jest uzyskanie zgody dla projektu właściwego komendanta hufca ZHP na piśmie. Zgodę należy przesłać drogą elektroniczną na adres e-mail koordynatorki najpóźniej w dniu wypełnienia wniosku o grant. 
6. Instruktor/instruktorka składający/a wniosek o dofinansowanie w dalszej części regulaminu nazywany/a będzie szefem projektu. 
7. Wniosek o grant można składać do momentu wyczerpania funduszy za pomocą formularza: https://forms.office.com/e/TTMd8WBApk
8. Po złożeniu wniosku na adres e-mail szefa projektu zostanie wysłana informacja o zakwalifikowaniu projektu do konkursu wniosków lub prośba o uzupełnienie zawartych we wniosku informacji lub wymagań formalnych. W razie wątpliwości koordynatorka akcji „Razem w WAGGGS pomagamy Ukrainie” będzie kontaktować się z szefem projektu w celu uzyskania informacji potrzebnych do podjęcia decyzji w sprawie zaakceptowania wniosku lub jego odrzucenia.
9. Informacja o zakwalifikowaniu wniosku do realizacji i przyznaniu grantu zostanie przekazana szefowi projektu drogą elektroniczną na adres e-mail podany do korespondencji do 15 maja 2024 r. w ciągu 7 dni od złożenia wniosku.  Brane będzie pod uwagę prawidłowe wypełnienie wniosku, spełnienie wymagań formalnych oraz wyczerpujący pod względem merytorycznym i zgodny z założeniami akcji „Razem z WAGGGS pomagamy Ukrainie” opis przedsięwzięcia.

Przekazanie grantu i zasady rozliczenia się z projektu 

10. Wypłacenie środków na zasadzie zaliczki z GK ZHP następuje po zaakceptowaniu projektu przez koordynatorkę akcji. Wniosek o zaliczkę (wg załączonego wzoru) należy złożyć w momencie, gdy przewidywane będzie ponoszenie kosztów związanych z realizacją projektu. Środki finansowe zostaną przekazane na konto bankowe szefa projektu wskazane we wniosku. 
11. Szef projektu ma obowiązek w ciągu 21 dni od zakończenia projektu przesłać faktury poświadczające poniesione koszty oraz druk rozliczenia zaliczki. Faktury tradycyjne, wystawione na papierze, muszą być dostarczone w oryginale - drogą pocztową lub osobiście na wskazany do korespondencji adres pocztowy akcji „Razem z WAGGGS pomagamy Ukrainie”. Faktury wystawione drogą elektroniczną należy przesłać za pomocą poczty elektronicznej na adres [email protected].
12. Wszystkie faktury powstałe w wyniku wydatkowania grantu powinny być wystawione na odbiorcę: Związek Harcerstwa Polskiego, ul. Marii Konopnickiej 6, 00-491 Warszawa, NIP 526-025-14-40. Faktury z błędami w danych nie będą przyjmowane, a tym samym zaliczka na dofinansowanie nie zostanie rozliczona. 

Sprawozdanie oraz zakończenie projektu  

13. Po zakończeniu przedsięwzięcia oraz wydatkowania grantu szef projektu przesyła sprawozdanie z realizacji projektu na adres e-mail [email protected] (należy skorzystać z przygotowanego wzoru sprawozdania).

Koordynatorka akcji „Razem z WAGGGS pomagamy Ukrainie” ma prawo wprowadzenia zmian w niniejszym regulaminie.